Да ги соберете сите часови кои ги поминувате барајќи по хартиите на вашето неорганизирано работно биро,ќе бидете изненадени колку време всушност губите поради нередот во вашата канцеларија. Со само неколку едноставни чекори за организирање на вашата канцеларија ќе помогнете за зголемување на продуктивноста и појасни мисли. Овие 20 совети ќе ви помогнат да започнете:
- Темелно исчистете ја вашата канцеларија.Ослободете се од се што не сте користеле во изминатиот месец,освен ако тоа не е важно за вашата евиденција.Ова се однесува на хартиите, книгите,украсите па дури и на парчињата мебел.Ако при расчистување наидете на нешто вредно, донирајте или поклонете го тој предмет на некој колега.
- Врати ги работите на своето место. Пронајдете сè што не е на своето место во вашата канцеларија и ставете ги тие предмети таму каде што припаѓаат.
- Определете каде ќе бидат помалите “работни места” во вашата канцеларија. Најверојатно, имате главна работна површина, како што е работната маса и други помошни места како што се ормари или места каде што имате додатоци.Колку што е можно,чувајте ги канцелариски материјали во соодветната работна област.
- Обележи ги работите. Користете етикети или уредно обележани ознаки за означување на фиоки, полици, кутии и сл. Ова ќе ве потсети да ги средите работите на нивно место и да им олеснете на колегите кои можеби некогаш ќе бараат нешто во вашиот работен простор.
- Чувајте ги додатоци и потребниот прибор во близина – лесно достапни.Работите што најчесто ги користите треба да бидат најблиску до вашето биро.
- Чувајте ги вашите податоци дигитално. Понекогаш ни е тешко да се решиме од “хартиените записи”, но во дигиталната ера потребата да се задржат датотеките во физичка форма е се помала.Чувајте ги документите и другите датотеки дигитално колку што е можно повеќе и бидете редовни во зачувувањето на податоците од вашиот систем.
- Направете потсетник за состаноци и итни работи. Во овој потсетник евидентирајте ги обврските што мора да ги завршите во блиска иднина, како и оние кои планирате да ги доверите на некој да ги заврши во ваше име.
- Направете потсетник за обврските “на чекање “. Во овој потсетник евидентирајте ги обврските за кои мора да чекате одобрување од некој друг пред да продолжите со понатамошните чекори (врзани за нив). Проверуваје го потсетникот на неколку дена за да бидете во тек и да видите дали може одредена задача да се заврши.
- Исчистете ја целата површина на работната маса од прашина и нечистотија, а потоа вратете ги на работната маса само оние работи кои ви се потребни секојдневно.
- Организирајте го вашето работно биро со помош на кутии за хартија и место за сортирање на помали парчиња додатоци и други потребни работи.
- Организирајте ги вашите фиоки. Со помош на системот за обележување и организаторот на фиоки, подредете го приборот како што се спајалици, хемиските пенкала, лепливите хартиени ливчиња.
- Ако ова е соодветно за вашиот бизнис, креирајте одделни папки во рамките на вашето сандаче за разни клиенти или колеги.
- Заборавете на пренатрупување: голем број не фрлени работи не служат за ништо, освен да се создаде уште поголем неред. Секој пат кога ќе забележите дека сте почнале да собирате хартија, поминете низ нив и зачувајте ги оние што ви требаат а останатите фрлете ги.
- Сортирајте ја вашата пошта штом ќе пристигне. Премногу често им дозволуваме на пликовите на масата да се собираат цела недела, се додека групата не стане страшна за средување одеднаш.
- Наведете ги “роковите” за вашите документи. Не треба баш се да чуваме на подолг временски период. Одредете си временска рамка – по извесно време разумно е да ги средите документите.
- Архивирајте ги физичките дадтотеки. Ако постојат датотеки чии физички копии мора да се чуваат, уредно средете ги во кутија за складирање.
- Сочувајте ги списанијата – само оние што навистина ви се потребни. Користете папка за да ги сортирате списанијата и каталозите што сакате да ги зачувате, бидејќи тие нема да зафатат место на вашата работно биро. Креирајте си “Read Folder” и чувајте ги оние ставки што сакате да ги прочитате, но не се приоритетни.
- Архивирај ги завршените проекти. Преместете ги сите завршени предмети од работните фолдери во делот за архива.
- Средете го вашето работно место и канцеларија на крајот од секој работен ден. Средете го купот од масата и вратете ги сите напотребни додатоци на место.
- Еднаш неделно, поминете низ вашите документи и прочитајте некој документ кој долго време стои и чека да му обрнете внимание.
Вие не мора да го направите сето ова одеднаш, но чекор по чекор кон подобра организација на вашата канцеларија ќе резултира со зголемена продуктивност и помали недостатоци – физички и психолошки.
