Стратегии за успешна соработка на далечина

Овој текс е дел од Steelcase teelcase 360 серијата за анализа на работа од далечина

Како тимовите може да останат поврзани, продуктивни и инспирирани, додека работат сами.

Тимовите денес, изненадно, се наоѓаат изолирани едни од други, бидејќи работат на далечина, некои за прв пат, може да се чувствуваат несигурни во извршувањето на своите работни обврски.

Како што организациите ширум светот се соочуваа со наизглед несовладливите предизвици, иновативната способност е пресудна за тоа колку добро ќе ја преживеат кризата. Мора да пронајдат креативни решенија во сите аспекти на своето делување – со усвојување на нови процеси, прифаќање на технолигијата на нови начини и негување на култура која е прилагодлива. Иновацијата е клучна за снаоѓање во непосредната криза и за овозможување успех откако ќе помине.

Но иновациите не се лесни, дури и во најдобри услови. Бараат од тимовите меѓусебно активно да се анализираат со брза размена на идеи, каде што членовите на тимот можат едни на други да си ги надополнуваат мислите и да создаваат концепти кои меѓусебно се поддржуваат. Тоа е тешко да се направи и кога луѓето се во иста просторија, а особено денес кога тимовите одеднаш се најдоа изолирани едни од други и не се сигурни како да ја завршат работата на далечина, често и првпат се наоѓаат во таква ситуација. Тимовите за развој на производи, делување и други дисциплини, настојуваат брзо да го насочат своето работење, со цел да ги задоволат новите барања на моменталната реалност. Многумина се прашуваат како да создадат нови нешта во само неколку дена – а не во месеци или години.

“Кога е во прашање генеративната работа, на тимовите им треба дигитална платформа за да ја покажат својата работа”. – Patricia Kammer, главен истражувач во одделот за креативни новости во Steelcase.

Создавањето на нешто ново, било да се работи за процеси или производи, се нарекува генеративна соработка и за успех бара различни видови однесувања и активности. Информативната соработка главно се однесува на делење или координирање на задачите, а евалуативната соработка главно се однесува на набљудување на опциите и одлуките. Ниту едно не е премногу сложено, но со генеративната соработка се испреплетуваат различни ставови и перспрективи, а истовремено се обидува да ja изгради и/или напредува во работата”. Вели главната истражувачка во Steelcase, Patricia Kammer.” Тоа е причината зашто клучот на успешната генеративна соработка е членовите на тимот да имаат исто размислување, не само кога работат заедно како тим во синхронизирани активности, туку и кога ќе се одвојат и ќе работат самостојно.

Сите во тимот мора добро да разбираат што останатите членови на тимот работат и како тоа влијае на нивната поединечна работа, па кога повторно ќе се соберат, може заедно да го придвижат проектот напред. Ако членовите на тимот не размислуваат на ист начин, повеќе време ќе поминуваат во корекции, што ќе влијае на нивната брзина и напредокот на проектот.
Но како тимовите кои имаат генеративна соработка да останат со исто размислување кога работат на далечина? Според Kammer, првото што треба да се напрви е да се пронајдат дигитални начини за копирање на аналогните процеси (како бели табли за пишување и стикери) кои ги користат кога работат рамо до рамо. “Кога е во прашање генеративната работа, на тимовите им треба дигитална платформа на која може да ја стават содржината”, објаснува Kammer. “Со користење на алати како Mural (дигитални самолепливи белешки кои може да се организираат во листи, графикони, дијаграми, цртежи, методи…), Google Drive и Microsoft Teams, тимовите може да ја прикачат совојата работа на платформите и заеднички да ги развиваат идеите.
John Hamilton, директор на одделот за дизајн на фирамта Coalesse, разбира дека тоа не е лесно. Поголемиот дел од кариерата го поминал дизајнирајќи нови производи во соработка со тимови од целиот свет и истражувајќи како различните локации и временски зони да станат предност наместо пречка. Од 2017 година, John е во Steelcase центарот за учење и иновации (LNIC) во Минхен, каде што составил глобален тим за истражување и развој, кој создал иновативни производи, како јаглеродни влакна, според примерот Less Than Five Chair (која буквално тежи помалку од 2,5 килограми и може лесно да се поместува и собира).

ПРОНАЈДЕТЕ ЗАЕДНИЧКИ ЈАЗИК

Според Hamilton, тимовите треба да ги користат зедничките алатки, со цел процесот да биде што по тренспарентен и флуиден. Проблемот е, вели, во тоа што поединците често користат многу различни алатки за извршување на своите поединечни задачи, кои можат лесно да ги споделат кога се физички заедно. Но кага се наоѓаат на различни локации, како многу луѓе кои во текот на кризата работат од дома, користењето на различни дигитални алатки може да доведе до конфузија, недоразбирања и на крај успорување на целиот процес.

Неговитот совет е: Мора да пронајдете заеднички јазик. Ако сите користиме исти алатки, тогаш може да пристапиме на еднаков начин и содржината ќе биде достапна за сите. И колку е подостапна, имаме подобро разбирање и чувство на еднакво допринесување. Таа содржина не е предводена од лидер. Не е во ничија сопственост. Сите се чувствуваат како да можат да дадат совој допринес”.

“Постојат многу технолошки алатки кои можат да ни помогнат. Но ниту едена од нив не е совршена и мора да експериментирате со тимот, која комбинација на алатки најдобро функционира за вашиот тим”. Petar Boeckel, регионален директор за дизајн во Steelcase Asia Pacific. На пример, тимот на Hamilton неодамна се здружи со Autodesk и сега користат алатки кои и овозможуваат на една личност да биде во 3Д модел, додека другите може да гледаат и имаат можност за коментари, па дури и превземање и манипулација со содржината. “Кога ќе можете да работите на овој начин”, вели Hamilton, “пречката што не сте покрај вашата содржина ќе исчезне”. Peter Boeckel, менаџер на регионалниот тим за дизајн – Steelcase Asia Pacific во Hong Kong, од прва рака знае колку е тоа важно. Последните шест месеци неговиот тим бил присилен на работа од далечина, прво кога избиле протестите во Hong Kong, а потоа поради кризата со COVID-19. Нашиот тим работи апстрактно и со многу претпоставки”, вели Boeckel. “Сега кога работиме на далечина мора да вложиме многу напор во документирање на работата, како да ги делиме и собираме податоците и како да ги зачуваме кревкити и апстракни идеи на присутните. Постојат многу технолошки алатки кои можат да ни помогнат. Но ниту едена од нив не е совршена и мора да експериментирате со тимот, која комбинација на алатки најдобро функционира за вашиот тим. Колку повеќе тимови може лесно да ги користат заедничките дигитални алатики за снимање и визуелизација на своите размислувања, толку физичката оддалеченост ќе биде помала пречка за соработка. Меѓутоа, тоа не е нешто што доаѓа природно, затоа што луѓето се навикнати на тоа кога седат еден покарај друг. “Разделените тимови ќе мораат да го подобрат дигиталниот пристап на својата содржина во текот на целата постапка со цел да биде достапна за сите”, вели Hamilton. “Без тоа, мене, како лидер на тимот, ми е отежнато насочувањето на вашето размислување кон она ниво на кое треба да биде. Кога имаме нешто на што може да се упатиме во текот на разговорот – вие тоа го гледате, јас го гледам, гледаме иста работа, а потоа разговараме за тоа – тоа го прави флуиден и природен. Тоа значајно ќе го олесни креативниот процес.

ЖИВЕЕЈЌИ НА ВИДЕО ПОВИК
Видеото е уште една важна алатка која може да ја подобри генеративната соработка. Денес поголемиот број web видео платформи овозможуваат меѓусебно гледање и делење на содржините. Кога луѓето се гледаат, може да го толкуваат говорот на телото, гестовите, изразите и другите знакови кои ви помагаат да ја “читате атмосферата” и помалку е веројатно дека ќе ве прекинуваат или дека истовремено ќе разговарате или извршувате повеќе задачи. Но и тоа не е без никакви ограничување.
“Кога ги користите овие алатки за соработка, луѓето често ја гледаат содржината, па е потешко да се интерпретираат невербалните знакови кои можат до бидат збунувачки”, вели Kammer. “ Тимовите мора да научат како да овозможат рамноправно учество, особено на оние кои помалку зборуваат во текот на состаноците. Мора да застанете и да кажете: “Jim, сакаше ли да кажеш нешто?” затоа што Jim можеби незнае кога може да го каже своето мислење. Kammer предложува да се користат опции како што се chat функциите, со цел да може да се осигураме дека сите може да учествуваат во целост”. Наместо вербално да ги прекинуваат, луѓето може да користат chat со цел да постават прашања или да побараат објаснување”, советува Kammer. “Овој разговор може да го надгледува некој кој во соодветен момент може да се вклучи и да се осигура дека сите слушаат”.

ЛЕКЦИЈА АГИЛНОСТ
Kammer исто така препорачува разделените тимови да најдат некој кој може да ги води и управува сите различни работни текови. Многу тимови кои се наоѓаат во ралична заедница, денес го немаат тој вид на улога во тимот. Нешто како водител за развој на агилност во тимот, на разделените тимови им треба некој кој ќе ја следи реализацијата со цел да се осигури тренспарентрност и усогласеност. “Таа личност ќе биде одговорна за познавање на сé што другите работат и ќе осигура дека сите работат исправно”, вели таа. “Јасното разбирање на начинот на кој мојата работа се вклопува во поголемиот број активности, посебно е важно кога луѓето се оддалечени. Работата на далечина е многу повеќе од тоа што би било повеќе неформално во канцеларија”.

ПРОНАЈДЕТЕ ЈА СВОЈАТА ЗЕДНИЦА
Работата најверојатно е друштвена активност. Но работата на далечина може да создаде чувство на изолација и неповрзаност, што може да и наштети на соработката. “Енергетската и динамична природа кога луѓето се еден покрај друг, може навистина да бидат заразни и да создадат генеративна сесија, навистина моќна кога луѓето се физички присутни”. вели Hamilton. ”Сега тоа мораме да го пронајдеме додека сме разделени”. Неколку идеи како да останете поврзани: Закажете “саати за дружење” во кои не разговарате за работа, пријавете се во video call за да имате конзистентен “простор” за меѓусебно поврзување, дури и ако сите работите поединечно, на почетокот на денот, проверете како се сите, за да знаете како луѓето се чувствуваат. Зголемете ги ритуалите кои би биле вообичаени во канцеларија, а потоа виртуелно дуплирајте ги.
“Пронајдете ја својата заедница, своето племе, своите луѓе и погрижете сé да останете поврзани”, вели Hamilton. “Делете колку што можете повеќе, за да примите колку што сакате. Колку повеќе давате, повеќе добивате. На кој сé огледувате или на кои начини ги пронаоѓате другите кои работат слични работи, кои можете да ги споделите и да се надоградите и како да се чувствувате поврзани во крајна цел? Мислам дека да се остане љубопитен и да се остане поврзан со предметите на кои работите или верувате во нив и пронајдете групи со кои можете дигитално да се поврзете, може многу да допринесе за поуспешен процес”.

Извор: https://www.steelcase.com/eu-en/research/articles/topics/working-from-home/strategies-successful-remote-collaboration/