Причини зошто секоја канцеларија треба да се откаже од политиката на чисто биро

Економистот Tim Harford  пишува за фасцинантниот експеримент чија цел е да го одреди најпродуктивниот и најинспиративниот модел на канцеларија.

5S системот на управување – чии принципи се  Сортирање, Израмнување, Сјаење, Стандардизација  и Одржување – долго се залагаше за ефикасност преку уредност и униформираност. Таа приказна започнала во прецизните производствени простори; нередот бил критикуван, бидејќи тоа можело да предизвика грешки и одложувања на работата. Но, 5S некако успеа да помине од производствените линиите за монтажа на автомобили, оперативните сали и полупроводничките производствени погони, каде што може да има смисла, до канцеларискиот кабини каде што нема смисла.

Експертите за менаџмент сега промовираат “опуштена канцеларија”. Но, во оваа визија, може да се види една очигледна грешка која се прави. Фактот дека она што го прави просторот удобен, инспиративен и продуктивен – воопшто не претставува вкусно дизајниран ентериер. Всушност, тоа може да има многу малку врска со тоа како една зграда изгледа на сите.

Идејата била да се провери како канцелариското опкружување влијае на количината на завршена работа и  притоа како се чувствуваат вработените. Експертите истражиле 4 различни модели на канцеларии.

Во 2010 година, психолозите Alex Haslam и Craig Knight, двајцата од University of Exeter во Велика Британија, поставија едноставни канцелариски простори. Некои беа во психолошка лабораторија, а некои во комерцијална канцеларија. Haslam и Knight потоа регрутирале експериментални субјекти да поминат еден час на административни задачи како што е проверка на документи. Идејата беше да се види како канцелариската средина влијае на тоа колку луѓе ќе сработат и како тие се чувствувале во врска со тоа. Тие експериментирале со четири различни канцелариски распореди.

Прва била опуштена канцеларија, спартански простор со едноставни бироа, вртливи столици, молив и хартија. Брзо стана јасно дека претераната уредност на просторот делуваше угнетувачки. “Тоа изгледаше како простор за покажување во кој се е на своето место”, коментира еден учесник, додавајќи: “Вие не можевте да се опуштите”. Можеби тоа и е намерата на поборниците на канцелариската уредност.

Вториот модел на канцеларија бил опуштена канцеларија збогатена со декоративни елементи. Огромни инспиративни фотографии на билки виселе на ѕидовите. Во просторијата имало и неколу билки во тегли. Модернистите и поборниците на 5S системот може да се изненадат кога ќе слушнат дека врабитените извршиле повеќе задачи во збогатените канцеларии, притоа чувствувајќи се подобро. Никој друг не би требало да биде изненаден од оваа иформација.

Последните два модели се состоеле од исти компоненти како и збогатената канцеларија, а визуелно изгледале скоро исто. Разликата во двата случи била исклучиво во тоа кој имал право на глас при избор на изгледот на канцеларискиот простор. Поуспешна канцеларија била таканаречената означена канцеларија. Како и во случајот назбогатената канцеларија, имало фотографии и зеленило, но учесниците имале поголем увид во изборот на мебелот и декорацијата на просторот. Исто така имале право да побараат да се отстранат одредени елементи. Означената канцеларија може да биде опуштена, како и збогатената – поентата е во тоа личноста која во неа ќе работи да има право на избор.

Во последниот и најмалку посакуваниот модел на канцеларија, учесниците повторно добиле право да ги преместат сликите и билките како штоим одговара. Кога тоа го направиле, еден од испитувачите дошол и почнал се да прередува –  се додека не постигнал идентичен изглед како на збогатениот модел. Ова научниците го нарекуваат обесправување на канцеларијата, но и тоа е преблаг термин. „Сакав да ве удрам“-кажал еден од испитаниците по завршување на експериментот.

На испитаниците им се допаднал моделот на означената канцеларија, а ја мразеле опуштената и обесправената канцеларија.

Означениот моделна канцеларија бил вистински успех – луѓето извршувале 30% повеќе задачи отколку во опуштената канцеларија и околу 15% повеќе отколку во збогатената канцеларија. Тоа се големи разлики. Тројца од луѓето во повластената канцеларија постигнале скоро колку што 4  вработени ќе постигнат во опуштената канцеларија. Збогатената канцеларија може да ја наречеме скромен успех, но во обесправената канцеларија значително се намалила продуктивноста и моралот на вработените.

Haslam и Knight на испитаниците им поставиле многу прашања за тоа како би ги оцениле канцелариите во кои работат. Им се допаѓала означената канцеларија, додека другите два модели не. Исто така се пожалиле дека им е досадно, па дури и физични неудобно во обогатените и обесправените канцеларии. Тоа чувство на очај многу лесно се пренело и на останатата структура, изглегло дека оние испитаници кои не ја сакаат канцеларијата во која работат, не ја сакаат ни компанијата која се состои од такви канцеларии, а чувството се префрлило и на задачите кои морале да ги извршуваат.

Физичкиот изглед е сигурно важен, а украсите како слики и растенија ги прават вработените посреќни и попродуктивни – спротивно на она што го верува Kyocera или Le Corbusier. Но, многу повеќе фактори биле важни од самиот дизајн – па дури и важно било кој е дизајнер. Најдобрата опција е да им се овозможи на вработените сами да го дизајнираат својот работен простор. Најлошата опција била да им се даде лажно ветување за автономија, а потоа да се отфрли. Кој би го направил тоа воопшто?

Haslam и Knight го извршија најексплицитниот тест за важноста да им дадат на вработените слобода да ги контролираат работните места, но тие не се единствените што одат во таа насока. Во една студија на НАСА, морски биолози веќе неколку недели работеле во груба средина – во мала лабораторија под површината на морето – прилично тешка средина, но на биолозите тоа им се допаднало. Сепак, поголема е веројатноста да си подготват свои преработки од конзервирана храна, отколку да ја јадат однапред подготвената храна.

Психологот Robert Sommer во неколку наврати тврдеше дека навидум тривијалните слободи, како што е правото да се наслика ѕидот во нивната сопствена канцеларија, им помага на луѓето да го дефинираат својот личен простор, а тоа ги прави посреќни и попродуктивни.

Robert Sommer, психолог на Универзитетот во Калифорнија, ја помина годинава споредувајќи ги “ригидните” и “меките” архитектонски простори – оние што луѓето не можеа да ги променат и кои можат да ги променат. Примери на “крути” области вклучуваат оние каде прозорците не се отвораат, светлата и климатизацијата не можат да се прилагодат, или столиците се прицврстени за подот. Пример за сто процентен ригиден простор е затворот, но овие “затворски” карактеристики се шират во училишта, јавни простори и канцеларии. Сомер отсекогаш повторно ги открил навидум тривијалните слободи, како што е правото да се наслика ѕидот во сопствената канцеларија,им помага на луѓето да го дефинираат својот личен простор, бидејќи тоа ги прави посреќни и попродуктивни.

Сепак, застапниците на Принципот 5С од Клиничкиот центар во Вирџинија Мејсон во Сиетл очигледно не добиле писмо со резултатите од истражувањето на Сомер. Овие лекари и медицински сестри имале навика да ги обесат стетоскопите на куките, но администрацијата измислила попријатно решение: фиоката на која се појавил “стетоскопот”. Персоналот продолжи да го обесува стетоскопот на куката. “На крајот, моравме да ја отстраниме куката”, рече претпоставениот.

За жал, целиот свет е измамен од принципот на чистота и педантност. Во даночната канцеларија на Велика Британија, приходите и царината на Нејзиното Височество, вработените на крајот од 2006 година беа предупредени да ги отстранат семејните фотографии и сувенирите од нивните клупи. Во BHP Billiton, австралиски специјалист за рударство, на вработените им е наредено да ја чуваат својата работна маса чиста, за што имаат прирачник со 11 страници со инструкции: “Чиста биро значи дека на крајот од секој работен ден на масите може да останат монитор(и) , тастатура, глушец, подлога за глувци, прибор за телефон со слушалки, рамка со големина A5 и ергономски додаток (како на пример, пиедестал, гел влошки, итн.).

Ако сакате да ја изложите наградата што ја добивате, можете да го направите тоа, доколку ја отстраните кутијата за слика. Нема растенија. И не размислувајте за игнорирање на правилата: “Администрацијата ќе комуницира со лидерите на мисиите”. Сите овие строги правила се оправдани со следнава логика: политиката на чиста маса е корисна бидејќи ќе ги направи вработените уредни, “да создадат работно место чисто, организирано и професионално”.

Една работа е да се наоштрат и да се подредат сите моливина сопствената маса. Но, наредувајќи му на некој да ги наоштри и подреди сите моливи на неговото биро, го одразува системот на вредности во кој вештачката индуцирана уредност означува очајна состојба.

Why every office should scrap its clean desk policy

Tim Harford