Како што компаниите преминуваат на се поотворени работни простори, така и вработените комуницираат на нови начини. Индивидуалните канцеларии се заменуваат со сали за состаноци каде што тимови може да се состануваат во текот на целиот работен ден. Истовремено, дигиталниот аспект на работното место се повеќе се развива. Се поголемиот број на преносни уреди и брзиот и сигурен интернет им овозможуваат на вработените да работат надвор од работното место.

Современата канцеларија се претвори во средина која се повеќе се базира на соработка, без разлика дали се работи за случајни состаноци на вработените или формални. На пример, кога вработените или консултантите кои често работат надвор од просторот на компанијата доаѓаат на работното место, веројатно тој ден ќе ги одржат сите потребни состаноци.

Важно е да се земе во предвид употребата на помошни простории на работното место. Тие играат клучна улога во подобрувањето на работните искуства, особено за оние што се борат со недостаток на приватност поради отворениот вид на работната просторија. Салите за состаноци, било да се неформално или традиционално дизајнирани, стануваат неопходна компонента на избалансирана отворена канцеларија.

Подобрувањето на впечатокот на вработените во самите салите за состаноци го вклучува и самиот дизајн, но и достапноста на алатки и извори за напојување, како и едноставниот распоред.

 

Ефикасност

Олеснувањето на соработката започнува со достапноста на просториите за состаноци. Неoдамнешното истражување на фирмата за менаџирање со објекти и имот “Mitie”, покажа дека 60% од вработените чувствуваат дека нивниот работен амбиент не ги поттикнува да бидат продуктивни. Просториите за состаноци мора да бидат прилагодени за започнување на разни форми на соработка.

Таквите просториите се центри на продуктивноста, а од фирмата за производство на мебел “Knoll” истакнуваат дека корисниците често тежнеат кон простори опремени со најдобра технологија, без оглед дали просториите се со соодветна големина за нивните потреби. Ова може да доведе до зголемена побарувачка за вакви простории, а последицата од тоа би било неефикасно користење на просторот, бидејќи другите простории би останале празни.

Беспрекорно дизајнираните и технолошки опремените простори овозможуваат рамномерна употреба и помал број на неискористени простории, што е од посебна важност, бидејќи отворените канцеларии се обидуваат да заштедат на сметка на ефикасностата на користење на просторот.

 

Алатки за соработка

Алатките кои што ја олеснуваат соработката на вработените се клучни за да се добие максимум од состаноците. Наместо собирање пред еден компјутерот и можното пропуштање на информации во таква ситуација, работодавачите најчесто обезбедуваат телевизиски екран како неопходен дел од опремата на една сала за состаноци. Сепак, поврзувањето со ваквите екрани може да биде проблем, особено при состаноците со надворешни соработници кои често немаат компатибилна опрема и бараат друг вид на приклучок. Иако достапноста на повеќе различни приклучоци е едно од решенијата, употребата на сеопфатни и едноставни приклучоци и софтвер е уште поефикасно решение. Новите компјутери треба да можат да се поврзуваат директно на Smart TV, a дигиталниот медиа плеер на Google, Chrome cast, овозможува споделување на екранот со друг корисник на Chrome.

 

Достапност на извори за напојување

Поради растечкиот број на бизнис состаноци, треба да се води сметка за бројот на приклучоци. На ова може да се додаде и фактот од истражувањата на компанијата Steelcase, кои што покажуваат дека вработените сега носат со себе дури до три преносни уреди, па логично е дека достапноста за напојување е многу важна.

Напојувањето на уредите, како што се паметните телефони, претставува сличен проблем како и поврзувањето со екраните, во смисла дека треба да мислиме на уште еден кабел кој треба да го носиме од состанок до состанок. Универзалниот полнач им овозможува на вработените пристап до напојувањето без кабли, што значи дека тие можат да останат продуктивни и покрај тоа што се повеќе време поминуваат на состаноци. На пример, правната фирма Lavery, со седиште во Квебек, користи ваква технологија за нивните адвокати секогаш  да имаат полни уреди.

 

Распоредување

На крајот, заради се поголемиот број на однапред закажани состаноци, избегнувањето на конфликти поврзани со распоредот е права уметност. Истражувањето на компанијата Steelcase, покажа дека во оваа област има уште многу место за подобрување. Вработените сакаат да резервираат простор на најбрз можен начин, па се појавуваат се повеќе апликации кои се обидуваат да го решат овој проблем. Предноста на овие видови на софтверски/хардверски компоненти е дека се исклучително лесни за користење и им дава преглед на состојбата на сите деловни простори во деловите на вработените во кои што сакаат да резервираат простор. На тој начин, многу им е едноставно да најдат просторија за непланиран состанок, а при тоа буката околу планирањето да остане подалеку од работните места и ходници.

Користењето на овие видови технологии им служат на менаџерите на објектите како стратешки алатки – не само за подобро управување со својот простор, туку и вработените да бидат позадоволни во сега веќе многубројните отворени канцеларии. Потребно е повеќе време и ресурси за подобрување на просторот за соработка за краток рок, но долгорочно го намалува времето и ресурсите потребни за одговори на барања и поплаки.